KC Risk Kundenportal

Im Bereich Beratungsorganisation und -prozesse stehen derzeit einige Veränderungen an. Hiervon ist auch die Kommunikation mit unseren Kunden betroffen.

Im Consulting erfolgt diese aktuell ausschließlich per Mail (über Mailverteiler) und Telefon. Gleichermaßen erfolgt die Kommunikation zw. den Abteilungen (Handel, Middle Office, Consulting) der KC Risk. Der Datenaustausch mit den Kunden findet ebenso per Mail statt.

Der Kommunikationsweg „Mail“ ist allerdings mit diversen Nachteilen und Schwächen behaftet:

  • Mail-„Flut“ führt dazu, dass Mails mit wichtigen Informationen übersehen werden können
  • Dokumentation und Archivierung des Kommunikationsverlaufs obliegt jedem einzelnen Mailempfänger- und sender. Dadurch ist diese nicht sichergestellt, sondern hängt von der Sorgfältigkeit der Mitarbeiter der Kunden und der Mitarbeiter der KC Risk ab. Dokumentation und Archivierung erfolgt somit im Zweifel mehrfach durch verschiedene Mitarbeiter der KC Risk und/oder des Kunden oder gar nicht.
  • Dokumentation und Archivierung des Kommunikationsverlaufs (sofern diese überhaupt erfolgt) ist lediglich auf Mitarbeiterebene vorhanden.
  • In einer Vertretungssituation können Informationslücken entstehen, wenn die entsprechenden Personen nicht im Mailverkehr berücksichtigt wurden.
  • Informationen/Beschlüsse in Dateiform werden ebenfalls über Mails (Anhänge) ausgetauscht (word, excel, power point). Diese Anhänge sind von den Netzlaufwerken manuell den Mails anzuhängen und bei Empfang wiederum auf den Laufwerken manuell zu speichern.

Mit dem neuen Kundenportal wollen wir o.g. Schwächen und Nachteilen der Kommunikation via Mail begegnen. Ziel ist eine Informations- und Kommunikationsplattform von und zw. KC Risk Kunden und der KC Risk zu schaffen.

Dadurch sollen u.a. der Austausch und die Weiterverarbeitung von Kunden und KC Risk Daten effizienter gestaltet werden. Es ist ein Management-Cockpit / Dashboard pro Kunde geplant welches Informationen über aktuelle kundenspezifische wesentliche (Steuerungs-) Daten bereithält. Kommunikationsmöglichkeiten bestehen zunächst via „Foren“ um die Mailflut zu reduzieren. Zudem ist der Austausch und die gemeinsame Bearbeitung/Entwicklung von Themen Kunden- und KC Risk übergreifend möglich. Weitere Funktionen wie die Einbindung des KC Risk Wikis zur gezielten Suche nach Fachthemen oder von Blogs bspw. aus dem Handel der KC Risk sind geplant.

  • Ein wesentlicher Bestandteil des Kundenportals ist ein neues Taskmanagementsystem. Prozesse die heute via Mail ablaufen, werden in dieses Onlinesystem überführt. So konnten bereits die tägliche handelsseitige Spread- und Ratingüberwachung abgebildet werden. Weitere, wie der Prozess für (kritische) Emittenteninformationen oder der Prozess für Maßnahmen (z.B. Empfehlungen bei Wertpapierrückaufsangeboten) werden folgen.
    Email-Benachrichtigungen über neue Tasks/Vorgänge bzw. veränderte Status bestehender Vorgänge sind möglich.

Hieraus versprechen wir uns deutliche Mehrwerte ggü. dem bisherigen „Mailverkehrs-Prozess“:

  • Keine Detailinformationen, Empfehlungen und Beschlüsse mehr direkt in Emails, aber Thema aus Mail-Benachrichtigung ersichtlich (z.B. Ratingänderung, Spreadlimit-Überschreitung, …)
    -> keine individuelle Mailablage mehr notwendig
  • Sicherstellung durchgängige Dokumentation an einem zentralen Ort
  • Archivierung Kommunikationsverlauf, Empfehlungen KC Risk und Beschlüsse der Banken
    -> Einzelne Vorgänge können (im Nachgang) komfortabel und schnell wieder „gefunden“ und nachvollzogen werden
    -> Bankeigene Archivierung obsolet
  • Genehmigungsverfahren: Zustimmung/ Ablehnung bei Rating-/Spreadmeldungen, Maßnahmen, etc.
  • Aktueller Status von Vorgängen und To Dos für KC Risk und Kunden klar ersichtlich. Gefahr dass etwas übersehen wird oder untergeht, wird faktisch ausgeschlossen
    -> hohe Transparenz

Aktuell läuft eine Testphase des Kundenportals inkl. des Taskmanagementsystems mit rund einem Dutzend Kunden. Hierbei werden die schon vorhandenen und neu hinzukommenden Funktionalitäten entsprechend getestet und bei Bedarf optimiert. Nach der Testphase ist ein Rollout auf alle Kunden geplant.

Wir sind sehr zuversichtlich, dass wir mit dem Kundenportal/ Taskmanagementsystem die Kommunikation, gegenseitige Information und die Effizienz und Sicherheit von Prozessen auf ein höheres Level bringen können.

Autor: Martin Ott – Senior Consultant KC Risk AG (martin.ott@kcrisk.de; 0911-235556-34)